Tugas 2

Posted on Updated on

1. Proses Perencanaan   

A. Pengertian perencanaan

  • Suatu proses untuk menentukan tindakan masa depan yang tepat, melalui urutan pilihan, dengan memperhitungkan sumber daya yang tersedia
  • Proses pengambilan keputusan dari sejumlah pilihan, untuk mencapai suatu tujuan yang dikehendaki

Fungsi/ manfaat perencanaan

  • Sebagai penuntun arah
  • Minimalisai ketidakpastian
  • Minimalisai inefisiensi sumber daya
  • Penetapan standar dalam pengawasan kualitas

Syarat perencanaan

a)      Harus memiliki, mengetahui dan memperhitungkan :

  • Tujuan akhir yang dikehendaki
  • Sasaran – sasaran dan prioritas untuk mewujudkannya ( yang mencerminkan pemilihan dari berbagai alternatif )
  • Jangka waktu mencapai sasaran – sasaran tersebut
  • Modal atau sumber daya yang akan digunakan serta pengalokasiannya
  • Kebijakan – kebijakan untuk melaksanakanya
  • Orang, organisai, atau badan pelaksananya
  • Mekanisme pemantauan, evaluasi dan pengawasan pelaksanaannya.

b)      Factual dan realistis

c)       Logis dan rasional

d)      Fleksibel

e)      Komitmen

f)       Komprehensif atau menyeluruh

Sifat perencanaan

  • Dari segi ruang lingkup tujuan dan sasarannya, perencanaan dapat bersifat nasional, sektoral dan spasial
  • Perencanaan dapat berupa perencanaan agregatif atau komprehensif dan parsial
  • Dalam jangkauan dan hierarkinya, ada perencanaan tingkat pusat dan tingkat daerah
  • Dalam jangka waktunya, perencanaan dapat bersifat jangka panjang, menengah, atau jangka pendek
  • Dilihat dari arus informasi, perencanaan dapat bersifat dari atas ke bawah (top down), dari bawah ke atas (bottom up ), atau kedua-duanya.
  • Dari segi ketetapan atau keluwesan proyeksi ke depannya, perencanaan dapat indikatif atau preskriptif
  • Berdasarkan system politiknya, perencanaan dapat bersifat alokatif, inovatif dan radikal
  • Produk perencanaan dapat berbentuk rencana (plan), kebijakan, peraturan, alokasi anggaran, program, atau kegiatan (d/h proyek)

B. 4 tahapan perencanaan

Ada 4 tahap langkah perencanaan dan ini dapat disesuaikan dengan semua kegiatan perencanaan  pada semua tingkat di dalam organisasi.

Langkah 1 :  Tetapkan tujuan atau seperangkat tujuan. Perencanaan dimulai dengan keputusan tentang apa yang diinginkan atau dibutuhkan oleh suatu organisasi atau sub unit.

Langkah 2 :  Definisikan situasi saat ini. Berapa jauhkah organisasi atau sub unit itu dari sasaran sasarannya ? Sumberdaya apakah yang tersedia untuk mencapai sasaran tersebut ?. Hanya setelah keadaan sekarang dianalisis, maka rencana dapat disusun untuk membuat rencana selanjutnya.

Langkah 3 :  Identifikasi hal-hal yang membantu dan menghambat tujuan-tujuan.Faktor-faktor apa dalam lingkungan internal dan eksternal yang dapat membantu organisasi mencapai sasarannya ? Faktor-faktor apa yang mungkin menimbulkan masalah ?

Langkah 4 :  Kembangkan rencana atau perangkat tindakan untuk mencapai tujuan.Langkah terakhir dari proses perencanaan melibatkan berbagai alternatif arah tindakan untuk mencapai sasaran yang di inginkan, mengevaluasi alternatif-alternatif yang ada dan memilih diantara alternatif tersebut yang paling sesuai untuk mencapai sasaran.

 C. Perencanaan Operasional

Perencanaan operasional diturunkan dari perencanaan taktis, mempunyai fokus yang lebih sempit, jangka waktu yang lebih pendek (kurang dari 1 tahun) dan melibatkan manajemen tingkat bawah. Tujuan operasinal diturunkan dari tujuan dan rencana taktis. Rencana operasional lebih sempit dengan jangka waktu yang lebih pendek dan banyak melibatkan manajemen tingkat bawah. Rencana Tunggal untuk aktivitas tidak berulang, contoh: program, proyek, dan anggaran.Rencana Standing untuk aktivitas yang berulang, contoh: kebijakan, prosedur standar, dan aturan.

Langkah-Langkah Membuat Rencana Operasional
Perencanaan operasional umumnya merupakan turunan, terjemahan atau ejawantah dari tujuan umum perusahaan dalam rentang waktu tertentu (selama satu tahun umpamanya) berikut rencana stragtegis yang sudah ditetapkan oleh manajemen. Walau demikian perencanaan operasional dapat juga digunakan oleh individu untuk keperluan pribadinya, bahkan dianjurkan agar pekerjaannya terarah dan terorganisir dengan baik.
Bentuk perencanaan operasional cukup sederhana, tetapi penulisannya membutuhkan ketelitian yang cukup tinggi.

Perencanaan operasional yang khas :

  • Perencanaan produksi (Production Plans)                                                                                               Perencanaan yang berhubungan dengan metode dan teknologi yang dibutuhkan dalam pekerjaan
  • Perencanaan keuangan (Financial Plans)                                                                                           Perencanaan yang berhubungan dengan dana yang dibutuhkan untuk aktivitas operasional
  • Perencanaan Fasilitas ( Facilites Plans)                                                                                                         Perencanaan yang berhubungan dengan fasilitas & layaout pekerjaan yang dibutuhkan untuk mendukung tugas.
  • Perencanaan pemasaran (Marketing Plans)                                                                                                Berhubungan dengan keperluan penjualan dan distribusi barang /jasa.
  • perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Plans)                                                             berhubungan dengan rekruitmen, penyeleksian dan penempatan orang-orang dalam berbagai pekerjaan.

D. Perencanaan strategik (strategic planning)

adalah proses pemilihan tujuan-tujuan suatu pembangunan; penentuan strategi, kebijaksanaan dan program-program strategik yang diperlukan untuk tujuan-tujuan tersebut; dan penetapan metoda-metoda yang diperlukan untuk menjamin bahwa strategi dan kebijaksanaan telah diimplementasikan

Perencanaan Strategik menurut George A. Steiner dan John B. Miner , Management policy and strategy, Proses pemilihan tujuan organisasi penentuan strategic, kebijaksanaan dan program strategic yang diperlukan untuk tujuan-tujuan tersebut dan penetapan metode yang diperlukan untuk menjamin bahwa strategic dan kebijaksanaan telah diimplementasikan.

Proses perencanaan strategic

Penentuan misi dan tujuan

Pengembangan profil perusahaan

  • Analisa lingkungan eksternal
  • Analisa internal perusahaan
  • Indentifikasi kesempatan dan ancaman strategic
  • Pembuatan keputusan strategic
  • Pengembangan strategi perusahaan
  • Implementasi strategi
  • Peninjauan kembali dan evaluasi

Kebaikan perencanaan strategic

a)      Memberikan pedoman yang konsisten bagi kegiatan –kegiatan organisasi

b)      Membantu manajer mengantisipasi masalah sebelum timbul dan menangani sebelum menjadi rumit/berat.

c)       Membantu manajer dalam membuat keputusan

d)      Dapat meminimalkan kemungkinan kesalahan.

Kelemahan perencanaan strategik

a)      Memerlukan investasi dalam waktu, uang dan orang yang cukup besar

b)      Penetapan dan pemeliharaan suatu sistem formal memerlukan banyak biaya

c)       Cenderung membatasi organisasi hanya terhadap pilihan yang paling rasional dan bebas resiko

E. Faktor Waktu dan Perencanaan

Faktor waktu sangat berpengaruh terhadap perencanaan dalam tiga hal, yaitu :

a)      Diperlukan untuk melaksanakan perencanaan

b)      Diperlukan untuk melanjutkan setiap langkah perencanaan, diperlukan untuk mendapatkan data dan menghitung semua kemungkinan

c)       Jumlah atau rentangan waktu yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan.

2. Penetapan Tujuan

 A. Misi Dan Tujuan Organisasi

Sebelum organisasi menentukan tujuannya, terlebih dulu menetapkan misi / maksud organisasi. Misi adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud organisasi. Sedangkan Misi organisasi adalah maksud khas (unik) dan mendasar yang membedakan organisasi dari organisasi-organisasi lainnya dan mengidentifikasikan ruang lingkup operasi dalam hal produk dan pasar.

Etzioni mendefinisikan tujuan organisasi sebagai :

–    Suatu pernyataan tentang keadaan yang diinginkan dimana organisasi bermaksud untuk merealisasikan

–    Pernyataan tentang keadaan di waktu yang akan datang di mana organisasi sebagai kolektifitas mencoba untuk menimbulkannya

Ada 2 unsur penting tujuan adalah :

–  Hasil-Hasil akhir yang diinginkan di waktu mendatang dengan mana

–  Usaha-uasaha / kegiatan-kegiatan sekarang diarahkan

Tujuan dapat berupa tujuan umum / khusus , tujuan akhir / tujuan antara. Tujuan Umum (tujuan strategic) secara operasioanal tidak dapat berfungsi sebelum dijabarkan terlebih dahulu kedalam tujuan-tujuan khusus yang lebih terperinci sesuai dengan jenjang manajemen, sehingga membentuk hirarki tujuan.

B. FUNGSI TUJUAN ORGANISASI

–    Pedoman Bagi Kegiatan, melalui penggambaran hasil-hasil di waktu yang akan datang. Fungsi tujuan memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang harus dan tidak harus dilakukan

–    Sumber Legitimasi, akan meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkan sumber daya dan dukungan dari lingkungan di sekitarnya

–    Standar Pelaksanaan, bila tujuan dilaksanakan secara jelas dan dipahami, akan memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi) organisasi

–    Standar Motivasi, berfungsi sebagai motivasi dan identifikasi karyawan yang penting. Dalam kenyataannya, tujuan organisasi sering memberikan insentif bagi para anggota

–    Dasar Rasional Pengorganisasian, tujuan organisasi merupakan suatu dasar perancangan organisasi

C. MANAGEMEN BY OBJECTIVE (MBO) oleh Peter Drucker :

Berkenaan dengan penetapan prosedur-prosedur formal yang dimulai dengan penetapan tujuan dan dilanjutkan dengan serangkaian kegiatan (langkah) sampai peninjauan kembali pelaksanaan kegiatan. Gagasan dasar MBO adalah bahwa MBO merupakan proses partisipatif, secara aktif melibatkan manajer dan para anggota pada setiap tingkatan organisasi.

Bidang pokok tujuan adalah :   Posisi Pasar, Inovasi, Produktivitas, Sumber Daya Fisik Serta Keuangan.

MBO dapat dicapai melalui beberapa upaya untuk efektivitas dari program MBO                  (unsur evektifitas MBO) , yaitu :

– Pendidikan dan pelatihan bagai manajer

– Keterikatan antara tujuan pribadi dan tujuan organisasi

– Pelaksanaan umpan balik secara efektif

– Didorong adanya peserta dari bawahan

Keunggulan dari manajemen berdasarkan sasaran MBO adalah : Meningkatkan komunikasi antara manajer dan bawahan

Strategi program untuk menentukan dan mencapai tujuan organisasi dan melaksanakan misinya. Rangkaian tujuan sebagai bagian proses MBO harus spesifik dan dapat diukur

Kekuatan Dan Kelemahan MBO

Kebaikan-kebaikan program MBO:

–    Memungkinkan para individu mengetahui apa yang diharapkan dari mereka

–    Membantu dalam proses perencanaan dengan membuat para manajer menetapakan tujuan dan sasaran

–    Memperbaiki komunikasi antara manajer dan bawahan

–    Membuat individu lebih memusatkan perhatiannya pada tujuan organisasi

–    Membuat proses evaluasi lebih dapat disamakan melalui pemusatan pada pencapaian tujuan tertentu

Kelemahan-kelemahan MBO, mempunyai 2 katagori :

a.  Kelemahan-Kelemahan yang melekat (inherent) mencakup konsumsi waktu dan usaha yang cukup besar dalam proses belajar untuk menggunakan teknik-teknik MBO, serta  meningkatkan banyaknya kertas kerja

b.  Menyangkut masalah pokok yang harus dikendalikan agar program MBO sukses :

  • Gaya dan dukungan manajemen
  • Penyesuaian dan perubagan MBO
  • Keterampilan- Keterampilan antar pribadi
  • Deskripsi jabatan
  • Penetapan dan pengorganisasian tujuan
  • Pengawasan metoda pencapaian tujuan
  • Konflik anatara kreativitas dan MBO

3. Pembuatan Keputusan

A. Tipe – tipe keputusan

Pengambilan keputusan ( Decision making)

adalah tindakan manajemen dalam pemilihan alternative untuk mencapai sasaran.
Keputusan dibagi dalam 3 tipe :

–          Keputusan terprogram/keputusan terstruktur : keputusan yg berulang2 dan rutin, sehingga dapt diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pd manjemen tkt bawah. Co:/ keputusan pemesanan barang, keputusan penagihan piutang,dll.

–          Keputusan setengah terprogram / setengah terstruktur : keputusan yg sebagian dpt diprogram, sebagian berulang-ulang dan rutin dan sebagian tdk terstruktur. Keputusan ini seringnya bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan2 serta analisis yg terperinci. Co:/ Keputusan membeli sistem komputer yg lebih canggih, keputusan alokasi dana promosi.

–          Keputusan tidak terprogram/ tidak terstruktur : keputusan yg tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di manajemen tingkat atas. Informasi untuk pengambilan keputusan tdk terstruktur tdk mudah untuk didapatkan dan tdk mudah tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar. Pengalaman manajer merupakan hal yg sangat penting didalam pengambilan keputusan tdk terstruktur. Keputusan untuk bergabung dengan perusahaan lain adalah contoh keputusan tdk terstruktur yg jarang terjadi.

B. Proses pembuatan keputusan

a. pemahaman dan perumusan masalah

manajaer harus menemukan masalah apa yang sebenarnya, dan menentukan bagian-bagian mana yang harus dipecahkan dan bagian mana yang seharusnya dipecahkan.

b. Pengumpulan dan analisa data yang relevan

Setelah masalahnya ditemukan, lalu ditentukan dan dibuatkan rumusannya untuk membuat keputusan yang tepat.

c. Pengembangan alternatif

Pengembangan alternatif memungkinkan menolak kecendrungan membuat keputusan yang cepat agar tercapai keputusan yang efektif.

d. pengevaluasian terhadap alternatif yang dipergunakan

menilai efektivitas dari alternatif yang dipakai, yang diukur dengan menghubungkan tujuan dan sumber daya organisasi dengan alternatif yang realistik serta menilai seberapa baik alternatif yang diambil dapat membantu pemecahan masalah.

e. Pemilihan alternatif terbaik

Didasarkan pada informasi yang diberikan kepada manajer dan ketidaksempurnaan kebijaksanaan yang diambil oleh manajer.

f. Implementasi keputusan

Manajer harus menetapkan anggaran, mengadakan dan meng alokasikan sumber daya yang diperlukan, serta menugaskan wewenag dan tanggung jawab pelaksana tugas, dengan mempewrhatikan resiko dan ketidakpastian terhadap keputusan yang diambil.

g. evaluasi atas hasil keputusan

implementasi yang telah diambil harus selalu dimonitor terus-menerus, apakah berjalan lancar dan memberikan hasil yang diharapkan.

 4. KETERLIBATAN BAWAHAN DALAM PEMBUATAN KEPUTUSAN

Para manejer akan sulit untuk membuat keputusan tanpa melibatkan bawahan, keterlibatan ini dapat formal, seperti pengunaan kelompok dalam pembuatan keputusan, atau informal, seperti permintaan akan gagasan.

Pembuatan Keputusan Kelompok

Banyak manajer merasa bahwa keputusan yang dibuat secara kelompok, seperti panitia lebih efektif karena mereka memaksimumkan pengetahuan lain. Berbagai kebaikan dan kelemahan pembuatan keputusan secara kelompok

Kebaikan

a. Dalam pengembangan tujuan, kelompok memberikan jumlah pengetahhuan yang lebih besar.

b. Dalam pengembangan alterna-tif, usaha individual para anggota kelompok dapat memungkinkan pencarian lebih luas dalam berbagai bidang fungsional organisasi.

c. Dalam penilaian alternatif, kelompok mempunyai kerangka pandangan yang lebih lebar.

d. Dalam pemilihan alternatif kelompok lebih dapat meneri-ma risiko disbanding pembuat keputusan individual.

e. Karena berpartisipasi dalam proses pembuatan keputusan, para anggota kelompok secara individudal lebih termotivasi untuk melaksanakan keputus-an.

f. Kreativitas yang lebih besar dihasilkan dari interaksi antar individu dengan berbagai pandangan yang berbeda- beda.

 Kelemahan

a. Implementasi suatu keputusan apakah dibuat oleh kelompok atau tidak, haru diselesaikan oleh para manejersecara individual. Karena kelompok tidak diberikan tanggung jawab, keputusan kelompok dapat menghasilkan situasi dimana tidak seorangpun merasa bertanggung jawab dan saling melempar tanggung jawab.

b. Berdasarkan pertimbangan nilai dari waktu sebagai salah satu sumber daya organisasi, keputusan kelompok sangant memakan biaya.

c. Pembuatan keputusan kelompok adalah tidak efesien bila keputusan harus dibuat dengan cepat.

d. Keputusan kelompok, dalam berbagai kasus, dapat merupakan hasil kompromi atau bukan sepenuhnya keputusan kelompok.

e. Bila atasan terlilbat, atau salah satu anggota mempunyai kepribadian yang dominan, keputusan yang dibuat kelompok dalam kenyataannya bukan keputusan kelompok.

Sumber : http://www.smakmoer.com/content/view/414/208/

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s